Dienstag, 22. Januar 2019
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E-Mail: Anrede und Signatur

Einige E-Mail-Schreiber fallen grundsätzlich mit der Tür ins Haus – sie verzichten auf die Anrede und kommen gleich zur Sache. In privater Korrespondenz mag das noch angehen, im Geschäftsverkehr ist dies jedoch ziemlich unschicklich. Für ein „Hallo!“ oder „Guten Tag!“ sollte es auch bei einer eiligen Mail noch reichen.

Auch wenn die E-Mail an eine gesichtslose Adresse wie kundenservice@warehouse.com oder webmaster@your-site.de geht und möglicherweise mit einer automatisch generierten Eingangsbestätigung erwidert wird, so gilt doch: Es sind Menschen, die diese E-Mails öffnen, lesen und bearbeiten, keine Maschinen. Menschen wie du und ich, die ein höfliches „Sehr geehrte Damen und Herren“ bestimmt nicht verachten.

Wie viel sollte man von seiner Anonymität preisgeben, wenn man sich zum ersten Mal an jemanden wendet? Niemand erwartet wahrheitsgetreue Angaben über Alter und Körpermaße des Absenders, und erst recht will niemand gleich in der ersten Mail die komplette Lebensgeschichte eines Menschen lesen müssen. Doch ein vollständig ausgeschriebener Name wäre schon mal ganz nett. Wer seine Mail nur mit „U. Kronstadt“ unterzeichnet, also nicht mit „Ihr“ oder „Ihre“ U. Kronstadt, der stellt den Empfänger vor ein Rätsel. Verbirgt sich hinter diesem U. ein Ulrich oder eine Ulrike? Ein Uwe oder eine Ute? Wie soll man da die Antwort beginnen? „Sehr geehrte(r) Herr/Frau Kronstadt?“ Es bedeutet eine unnötige Verlegenheit, einem unbekannten E-Mail-Schreiber antworten zu müssen, der nicht einmal sein Geschlecht zu erkennen gibt.

Die meisten E-Mail-Programme bieten heute die Möglichkeit, jedem Schreiben eine automatische Signatur anzuhängen, komplett mit „herzlichen Grüßen“, dem vollständigen Namen, sämtlichen akademischen Titeln, mit Telefonnummer, Handynummer, Faxnummer, Büroanschrift, Privat- anschrift, Firmensitz, Abteilungszugehörigkeit, Homepage, Skyper, Lebensmotto – alles, was das Herz begehrt. Hier sollte man sich auf das Wichtigste beschränken. Oder die Signatur ganz löschen – vor allem, wenn man seinen Freunden schreibt. Wie sieht das sonst aus? Urteilen Sie selbst:

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